Partes de trabajo en papel, Excel o app: qué conviene a una empresa de transporte
Casi todas las empresas de transporte empiezan con partes en papel, pasan a una hoja de Excel y, cuando la flota crece, se plantean una aplicación. No hay una respuesta única: depende de cuántos conductores tienes y de cuánto tiempo pasa la oficina pasando datos de un sitio a otro.
Comparativa
| Papel | Excel | App móvil | |
|---|---|---|---|
| Coste directo | Talonarios e impresión | Ninguno si ya tienes Office | Cuota mensual |
| Quién teclea los datos | Conductor a mano y oficina otra vez | Oficina, a partir del papel o de mensajes | Conductor, una sola vez, en el momento |
| Cuándo llegan a la oficina | Cuando se recogen las hojas | Cuando alguien los pasa | Al momento |
| Errores habituales | Letra ilegible, hojas perdidas | Fórmulas rotas, versiones distintas del fichero | Pocos: los datos se eligen de listas |
| Firma del cliente | En el albarán de papel | Hay que escanear el papel | En la pantalla del móvil |
| DeCA electrónico | No sirve desde el 5/10/2026 | Hay que generarlo con otra herramienta | Puede generarlo con los mismos datos |
| Buscar un documento antiguo | Archivadores | Buscar en carpetas y ficheros | Por fecha, conductor, camión o cliente |
Papel: barato hasta que no lo es
El papel no cuesta casi nada y el conductor no necesita aprender nada. El coste está en la oficina: alguien tiene que recoger las hojas, entenderlas y teclearlas para facturar y para la nómina. Con dos o tres conductores puede ser una hora a la semana; con quince, es un puesto de trabajo. Además, desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control de cada envío tiene que ser electrónico (ver la guía del DeCA), así que el papel ya no cubre todo lo que hay que llevar.
Excel: ordena, pero no recoge
Una hoja de cálculo ordena los datos y permite sumar kilómetros, litros o toneladas por cliente. Pero los datos siguen llegando en papel, por WhatsApp o por teléfono, y alguien tiene que pasarlos. Si quieres probar, tienes una plantilla de parte de trabajo gratuita en Excel.
App móvil: el dato se registra una vez
La diferencia de una aplicación no es el formato, sino que el dato lo registra quien lo genera, cuando ocurre. El conductor elige cliente, origen, destino y material de una lista, el cliente firma en la pantalla y la oficina lo ve al momento. Con los mismos datos salen el parte del día, el albarán en PDF, el DeCA y el listado para facturar.
Antes de elegir una, comprueba que:
- Funcione en el móvil del conductor sin complicaciones, también donde hay poca cobertura.
- Genere el DeCA electrónico con QR, no solo el parte.
- Permita exportar los datos para facturar sin volver a teclearlos.
- No te ate con permanencias ni cobre por documento.
Cuándo dar el paso
Si en tu oficina alguien dedica más de un par de horas a la semana a pasar partes y albaranes, o si ya has perdido un albarán firmado que necesitabas para cobrar, el cambio se paga solo. partesAPP cuesta 29,99 € al mes sin IVA con dos conductores incluidos y 17,99 € por cada conductor activo adicional, con 14 días de prueba gratis y sin permanencia.